Jeder beklagt sich über zu viele Besprechungen (und mag sie gar nicht). Dennoch ist die Durchführung und Organisation effektiver Besprechungen ein wichtiger Teil der Arbeit jeder Führungskraft.

Besprechungen sind das Lebenselixier jedes Unternehmens. Sie sind eine der besten Möglichkeiten, um direkt mit einem (größeren) Team zu kommunizieren, das wichtige Informationen auf dieselbe Art und Weise und in demselben Kontext zur gleichen Zeit hören muss.

Ich habe stundenlang an Meetings teilgenommen, die alle nach dem gleichen Muster abliefen:

* Der Leiter des Meetings hat nichts vorbereitet, was über eine Eröffnungserklärung hinausgeht.

* Der Leiter hat sich vorbereitet, aber alle Anwesenden mit Informationen erschlagen, die sie bereits kannten, nicht zu kennen brauchten oder in einigen Fällen nicht wissen wollten,

* Der Leiter hat die Regel "keine Bildschirme" nie durchgesetzt, so dass Multitasking über und unter dem Tisch möglich war,

* Der Leiter lud zu viele Leute zum Meeting ein und verwandelte es in eine Cocktailparty, an der viele, die nicht anwesend sein mussten, gerne teilnahmen, und die meisten derjenigen, die wirklich anwesend sein mussten, wollten nicht wirklich dabei sein,

* Bei vielen dieser Treffen gab es keine Tagesordnung, keine Vorarbeiten, keine Notizen, keine Dokumentation von Aktionen, Ideen oder Aufgaben,

* Die meisten dieser Meetings kamen irgendwann vom Thema ab und schweiften ab, bevor sie zum Punkt kamen,

* Die meisten dieser Meetings, die für eine Stunde angesetzt waren, dauerten länger,

* In den meisten dieser Meetings sprachen Personen, die den Klang ihrer Stimme gerne hörten.

Der schlechteste Grund, eine Sitzung abzuhalten, ist, wenn es keinen klaren Zweck oder kein Ziel gibt. Besprechungen sollten ein bestimmtes Ziel haben: Entscheidungen zu treffen, wichtige Informationen auszutauschen, Ideen zu sammeln oder an einem bestimmten Projekt mitzuarbeiten.

Eine Besprechung ohne klares Ziel verschwendet die Zeit aller Teilnehmer und kann zu Frustration, Desinteresse und geringerer Produktivität führen.

Eine Führungskraft hat die Aufgabe, gute Meetings zu leiten, und das geht nur, wenn sie (im Voraus) darüber nachdenkt, was für die Teilnehmer der Besprechung, für das Unternehmen und natürlich für den Kunden das Beste ist.

Vergessen Sie niemals den Auftraggeber oder Kunden.

Schließlich bezahlen sie Sie für die Zeit, die Sie in Meetings verbringen.

Um die Effizienz und Effektivität Ihrer Besprechungen zu steigern, sollten Sie diese sechs Fragen VOR jeder Besprechung beantworten.

1. Worüber soll gesprochen werden?

Wenn es nichts zu besprechen gibt, gibt es auch keinen Grund für eine Besprechung. Konzentrierte Aufmerksamkeit ist der Schlüssel. Stellen Sie sicher, dass es eine Tagesordnung gibt, und verschicken Sie diese im Voraus, damit jeder den Zweck und den Inhalt der Sitzung kennt. Halten Sie sich daran und verfallen Sie nicht in allgemeine Diskussionen.

2. Wer sollte anwesend sein?

Alle Personen, die für die Entscheidungsfindung oder die Durchführung von Maßnahmen erforderlich sind, sollten anwesend sein. Nicht mehr und nicht weniger.
Es ist nicht immer erforderlich, regelmäßig mit dem gesamten Team zusammenzukommen.

3. Wann sollte es stattfinden?

Der Zeitpunkt der Sitzungen ist wichtig. Findet sie zu früh statt, sind möglicherweise nicht alle erforderlichen Informationen verfügbar, und wenn sie zu spät stattfindet, geht ein Großteil des Nutzens des Meetings verloren, da die Entscheidungen bereits an anderer Stelle getroffen wurden. Planen Sie also rechtzeitig und vorausschauend.

4. Wie lange dauert die Sitzung?

Legen Sie im Voraus fest, wie lange die Sitzung dauern soll, und halten Sie sich daran. Planen Sie die Zeit gut ein und vorzugsweise keine Besprechungen, die länger als eine Stunde dauern, da Sie sonst die Konzentration und das Tempo verlieren.

5. Was soll geliefert werden?

Stellen Sie sicher, dass jede Sitzung mit klaren Aktionspunkten und einem Datum endet, und benennen Sie jemanden, der dafür verantwortlich ist. Schließlich ist der Zweck der Sitzung nicht, sich zu treffen, sondern etwas zu tun.

6. Wann ist das nächste Treffen?

Jede Besprechung erfordert eine Nachbereitung, die in der Regel in einem nächsten Meeting erfolgt. Stellen Sie sicher, dass Sie dieses Treffen planen (und dabei die vorherigen fünf Punkte im Hinterkopf behalten!).

Es ist in erster Linie die Aufgabe des Organisators der Sitzung, dafür zu sorgen, dass diese Richtlinien eingehalten werden. Es liegt jedoch in der Verantwortung jedes Einzelnen, dass diese Art der Durchführung von Besprechungen zur normalen Arbeitsweise wird.

Welche Frage bereitet Ihnen am meisten Kopfzerbrechen? Tun Sie etwas dagegen!

Herzlich
Ihre Antje Heimsoeth